Fundraising System ONLUS

Gestione Fornitori

Questa funzionalità permette di organizzare e monitorare in modo centralizzato tutti i fornitori coinvolti negli eventi. È possibile gestire anagrafiche complete, contratti, pagamenti, documenti associati e scadenze. Inoltre, consente di categorizzare i fornitori in base ai servizi offerti (es. catering, allestimenti, tecnologia).

  • Valore aggiunto:
    • Ottimizzazione della gestione contrattuale e amministrativa.
    • Monitoraggio dei costi e delle scadenze dei pagamenti.
    • Miglioramento del rapporto con i fornitori attraverso uno storico dettagliato delle collaborazioni.

Gestione Partecipanti evento (con ticket ingresso)

Permette di registrare e organizzare tutti i partecipanti a un evento, associando biglietti di ingresso personalizzati (fisici o digitali) e gestendo le prenotazioni e gli accessi in tempo reale. La funzione include la possibilità di invio automatico dei ticket e di verifiche tramite QR code o codici a barre.

  • Valore aggiunto:
    • Tracciamento preciso degli accessi all’evento.
    • Miglioramento dell’esperienza utente grazie a sistemi rapidi di validazione dei ticket.
    • Creazione di report dettagliati sui partecipanti, per analizzare presenze e interazioni.

Gestione Organizzazioni partecipanti

Consente di monitorare e gestire tutte le organizzazioni coinvolte nell’evento (partner, enti, associazioni, aziende), includendo dettagli su ruoli, contributi e collaborazioni. È possibile associare contratti, attività e documenti specifici a ciascuna organizzazione.

  • Valore aggiunto:
    • Coordinamento efficace delle relazioni con le organizzazioni partner.
    • Tracciabilità delle responsabilità e degli accordi.
    • Creazione di report riepilogativi per monitorare il coinvolgimento e le prestazioni delle organizzazioni.

Gestione del livello degli sponsor

Questa funzione permette di definire e gestire i livelli di sponsorizzazione (es. Platinum, Gold, Silver), associando specifici benefit, visibilità e requisiti per ogni sponsor. Include strumenti per la creazione automatizzata di pacchetti sponsorizzazione e monitoraggio delle loro performance.

  • Valore aggiunto:
    • Facilita la negoziazione e il coordinamento con gli sponsor.
    • Garantisce la corretta erogazione dei benefit in base al livello di sponsorizzazione.
    • Analizza il ritorno degli investimenti per ciascun sponsor.

Conteggio dei fondi raccolti e dettaglio storico per ogni donatore

Traccia e monitora i fondi raccolti durante gli eventi, fornendo un resoconto dettagliato sui singoli donatori, importi versati e metodi di pagamento utilizzati. Include uno storico delle donazioni con visualizzazione temporale e confronto tra eventi.

  • Valore aggiunto:
    • Maggiore trasparenza e precisione nella gestione dei fondi.
    • Analisi approfondita delle performance di raccolta fondi.
    • Possibilità di individuare trend e fidelizzare i donatori più attivi.

Stampe per fornitori dedicate

Consente di generare stampe personalizzate per i fornitori, come ordini di servizio, contratti e report di dettaglio sui materiali, servizi richiesti o scadenze. Questi documenti possono essere automatizzati e personalizzati in base alle esigenze del singolo evento.

  • Valore aggiunto:
    • Ottimizzazione della comunicazione con i fornitori.
    • Maggiore precisione nella documentazione contrattuale.
    • Risparmio di tempo grazie all’automazione delle stampe.

Report stampabili e grafici

Genera report dettagliati in formato stampabile e visualizzazioni grafiche per monitorare l’andamento delle attività legate all’evento. I report includono metriche chiave su partecipazione, fondi raccolti, coinvolgimento degli sponsor e performance generali.

  • Valore aggiunto:
    • Analisi chiara e immediata delle metriche di performance.
    • Supporto decisionale grazie a dati visivi e documentabili.
    • Miglioramento della pianificazione e organizzazione degli eventi futuri.

Livelli utente in base alle esigenze

Consente di configurare ruoli utente con permessi differenziati, limitando l’accesso alle informazioni e alle funzionalità della piattaforma in base alle responsabilità degli utenti (es. amministratori, organizzatori, fornitori).

  • Valore aggiunto:
    • Miglioramento della sicurezza e della gestione dei dati.
    • Personalizzazione dell’esperienza utente in base al ruolo.
    • Riduzione del rischio di errori o accessi non autorizzati.

Storico degli eventi organizzati con confronti grafici sulle performance e KPI

Mantiene un archivio dettagliato di tutti gli eventi organizzati, con confronti grafici su indicatori chiave di performance (KPI), come partecipazione, fondi raccolti, spese sostenute e ROI.

  • Valore aggiunto:
    • Supporto decisionale basato su analisi storiche dei dati.
    • Identificazione dei punti di forza e di miglioramento nei processi organizzativi.
    • Monitoraggio continuo delle performance, migliorando l’efficienza degli eventi futuri.

Conclusione

Questo software per la gestione eventi fornisce una suite completa di strumenti organizzativi e analitici, pensata per ottimizzare ogni fase del processo, dai fornitori agli sponsor, fino alla raccolta di fondi e all’analisi delle performance. L’integrazione con funzionalità avanzate, come report grafici e gestione centralizzata dei dati, assicura una pianificazione efficiente, una gestione trasparente e un monitoraggio dettagliato di tutti gli eventi organizzati.